La delegación de tareas es una habilidad esencial para los gerentes y líderes, ya que les permite liberar tiempo y aumentar la productividad tanto a nivel personal como organizacional. Sin embargo, muchas personas tienen miedo de delegar debido a diversas razones, como el temor a perder el control o la creencia de que es más rápido hacer el trabajo ellos mismos.
Los seis pasos para una delegación efectiva
La delegación de tareas efectivas consta de seis pasos:
- Seleccionar a la persona adecuada para la tarea: Es importante identificar a la persona con las habilidades y conocimientos necesarios para llevar a cabo la tarea de manera exitosa. Esto implica evaluar las capacidades de los miembros del equipo y asignarles tareas acorde a sus fortalezas.
- Discutir y acordar claramente lo que debe hacerse: Antes de delegar una tarea, es fundamental tener una conversación clara y detallada con la persona a la que se le asignará la responsabilidad. En esta etapa, se deben establecer las expectativas y los objetivos de la tarea, así como los plazos y los recursos disponibles.
- Explicar a la persona cómo debe hacerse el trabajo: Una vez que se ha acordado la tarea, es importante proporcionar instrucciones claras y detalladas sobre cómo llevar a cabo el trabajo. Esto incluye explicar los pasos necesarios, los estándares de calidad esperados y cualquier otra información relevante.
- Pedir que repita en sus propias palabras las instrucciones y acuerdos: Para asegurarse de que la persona ha comprendido correctamente las instrucciones y los acuerdos, es recomendable pedirle que repita en sus propias palabras lo que se espera de ella. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que ambas partes estén en la misma página.
- Establecer un plazo y un calendario para completar la tarea, así como momentos de reporte y control: Es importante establecer un plazo claro para la finalización de la tarea, así como momentos de reporte y control para hacer seguimiento del progreso. Esto permite evaluar el avance y realizar ajustes si es necesario.
- Utilizar la técnica de dirigir por excepción: Una vez que se ha delegado una tarea, es importante confiar en la persona asignada y permitirle tomar decisiones y resolver problemas por sí misma. Sin embargo, es recomendable utilizar la técnica de dirigir por excepción, lo que significa que se interviene solo cuando sea necesario y se brinda apoyo adicional en caso de dificultades.
Beneficios de la delegación de tareas
La delegación de tareas en una empresa consiste en asignar a los empleados parte de las responsabilidades que tradicionalmente corresponden a los líderes o gerentes. Esta práctica puede tener varios beneficios tanto para la empresa como para los empleados:
- Promoción interna: La delegación de tareas brinda la oportunidad de desarrollar habilidades y adquirir experiencia, lo que puede abrir puertas para futuras promociones dentro de la organización.
- Compromiso corporativo: Al asignar responsabilidades a los empleados, se fomenta su compromiso con la empresa y se les hace sentir valorados y parte importante del equipo.
- Liberación de recursos: La delegación de tareas permite a los líderes y gerentes liberar tiempo y recursos para enfocarse en tareas estratégicas y de mayor impacto.
- Mejora de la eficiencia en la gestión del personal: Al distribuir las responsabilidades de manera adecuada, se mejora la eficiencia en la gestión del personal y se evita la sobrecarga de trabajo en algunos miembros del equipo.
La importancia de establecer expectativas claras
Establecer expectativas claras en la gestión del tiempo es fundamental para mejorar la eficiencia y la productividad en el trabajo. Esto implica comunicar de manera clara y precisa las metas, plazos y resultados esperados, asignar los recursos adecuados y hacer un seguimiento regular del progreso.
Según un artículo de Elizabeth Saunders en la Harvard Business Review, es importante dejar de controlar todos los detalles en el trabajo y aprender a delegar y distribuir tareas. Saunders también menciona la importancia de crear sistemas de seguimiento para asegurarse de que el trabajo se realice correctamente.
En resumen, la delegación de tareas efectiva es una habilidad esencial para los gerentes y líderes. Al seguir los seis pasos mencionados anteriormente y establecer expectativas claras, se puede aumentar la productividad y liberar tiempo para tareas más estratégicas. La delegación de tareas también brinda beneficios tanto para la empresa como para los empleados, promoviendo la promoción interna, el compromiso corporativo y la eficiencia en la gestión del personal.