Las interrupciones en el trabajo son uno de los mayores enemigos de la productividad. Según un informe de Microsoft, cada empleado recibe en promedio cuatro interrupciones por hora, lo que puede afectar su capacidad de concentración y rendimiento. Además, se encontró que cuanto más difícil es el trabajo, menos probabilidades hay de retomarlo después de una interrupción.
Identificar las fuentes de interrupción
Es importante identificar las principales fuentes de interrupción y buscar alternativas para minimizar su impacto. Algunas de las fuentes comunes de interrupción incluyen visitas no esperadas, llamadas telefónicas prolongadas en temas no relacionados al trabajo, mensajes de correo electrónico desordenados, distracciones con compañeros de oficina, problemas personales, entre otros. Trabajar desde casa también puede aumentar las distracciones al tener que adaptar un espacio para actividades laborales y separar el trabajo del hogar.
Estrategias para manejar las interrupciones
A continuación, se presentan siete recomendaciones para manejar las interrupciones en el trabajo:
- Haz un listado de las interrupciones: Identifica las distracciones más frecuentes y establece estrategias para reducirlas. Puedes utilizar una tabla para listar las interrupciones y anotar posibles soluciones.
- Decide qué es una distracción y qué no: Determina qué interrupciones son productivas, como atender a colaboradores, y cuáles no, como conversaciones no relacionadas al trabajo. Esto te ayudará a priorizar y gestionar mejor tu tiempo.
- Planifica y realiza un seguimiento de las actividades: Ten un plan diario de actividades y realiza un seguimiento de lo que se ha cumplido y lo que no. Esto te ayudará a manejar las interrupciones y reducir su impacto. Puedes utilizar una lista dinámica para dividir las tareas por tipo y completarlas una a una.
- Asigna un horario administrativo para ti: Establece un horario dedicado para leer y responder correos, realizar llamadas, etc. Esto evitará que estas actividades se conviertan en distracciones constantes. Puedes utilizar una tabla para asignar bloques de tiempo específicos para estas tareas.
- Define las prioridades: Determina qué tareas son prioritarias e importantes y dedica tiempo a ellas. Delega las tareas urgentes que no son prioritarias a otras personas o herramientas tecnológicas. Esto te permitirá enfocarte en las tareas más relevantes y minimizar las interrupciones.
- Acondiciona el lugar de trabajo: Organiza tu escritorio y la información en tu computadora para reducir el tiempo perdido en la búsqueda de documentos. Mantén tu espacio de trabajo limpio y ordenado para evitar distracciones innecesarias.
- Adapta la oficina desde casa: Si trabajas desde casa, separa claramente los espacios para actividades laborales y domésticas. Ajusta tu horario para aprovechar los beneficios del trabajo desde casa sin descuidar tus responsabilidades laborales. Establece límites claros entre el trabajo y el hogar para minimizar las distracciones.
Reflexión
En conclusión, es importante tomar conciencia de las interrupciones en el trabajo y tomar medidas para manejarlas de manera efectiva. Decidir qué interrupciones son productivas y cuáles no, planificar y realizar un seguimiento de las actividades, asignar un horario administrativo, definir las prioridades, acondicionar el lugar de trabajo y adaptar la oficina desde casa son algunas estrategias que pueden ayudarte a manejar las interrupciones y mejorar tu productividad.
Además, desarrollar el hábito de ir hacia adelante, mantener el pensamiento en el objetivo final y dirigir la energía hacia el presente para discernir lo importante de lo superfluo, también puede ser una estrategia práctica para gestionar las distracciones en el trabajo.
Recuerda que cada persona tiene diferentes fuentes de interrupción y lo que funciona para uno puede no funcionar para otro. Experimenta con diferentes enfoques y encuentra las estrategias que mejor se adapten a tu estilo de trabajo y necesidades. ¡No permitas que las interrupciones y distracciones inesperadas afecten tu productividad y bienestar laboral!
